Mit PEP-Coaching das Büro der Stadt im Griff

„Personal Excellence Program“ – PEP-Coaching – nennt sich die Methode, mit denen Unternehmensberater Peter Kurt Fromme und sein Team in Büros reinen Tisch machen: Weil gute Organisation auch in Stadtverwaltungen eben (fast) alles ist!

Hand aufs Herz: Das Selbstmanagement ist für die meisten Menschen schon eine Herausforderung an sich. Und als Führungskraft gilt es auch noch, ganze Teams und Organisationen auf Schiene zu halten. Informationen müssen passend aufbewahrt und relevanten Mitarbeitern zugänglich sein. Teams sollen sowohl vor Ort als auch in den Homeoffices effizient miteinander kommunizieren können.

Die Digitalisierung macht vieles zwar einfacher, verlangt aber nach neuen, einheitlichen Systemen, damit sie im Arbeitsalltag auch das bringt, wofür sie gedacht ist. Erleichterung und Effizienz anstatt zusätzliches Daten-Chaos.

Doch wer hat gelernt, wie sich Büros in ihrer Komplexität am besten organisieren lassen? Die wenigsten! Doch einer kann es: Peter Kurt Fromme, Managementberater und Gründer der PEP-Methode, nach der er Unternehmen und Organisationen lehrt, wie sie sich sowohl als ganzes Team am besten aufstellen.

„Das Besondere an der Methodik ist, dass sie Theorie und Praxis bestmöglich vereint“, sagt Fromme. „Wir vermitteln an einem Tag sowohl den theoretischen Ansatz und coachen die Teams und einzelnen Mitarbeiter am Tag darauf direkt am Arbeitsplatz.“

In den Gruppencoachings erarbeitet man also zuerst gemeinsam eine Strategie. Dann können einzelne Mitarbeiter oder Führungskräfte direkt mit einem PEP-Coach an ihrem Schreibtisch in die Umsetzung gehen. „Üblicherweise dauert ein Prozess drei Monate, wobei wir pro Monat jeweils an zwei Tagen in das Unternehmen kommen“, sagt Fromme.

Selbstorganisation

So werden anfangs die Engpässe des Teams im Allgemeinen geklärt und gelöst. Während des Prozesses geht es dann mehr und mehr in die Tiefe der komplexen Themen. „Aus Erfahrung kann ich sagen, dass es in 80 Prozent der Fälle um die gleichen Engpässe geht“, so der Berater weiter. „Zum Beispiel um die gleichen Zeitfresser oder um ähnliche Fallen der Selbstorganisation.“

So würde das Suchen nach Unterlagen im Wochenschnitt jedem Mitarbeiter etwa 1,5 bis 3 Stunden Arbeitszeit kosten. Zusammen mit den weiteren beiden Haupt-Zeitfressern – ineffizienten Besprechungen und Arbeitsunterbrechungen – seien schnell einmal vier bis acht Stunden pro Woche und Mitarbeiter unnötig verspielt.

„Unser Programm ist darauf ausgerichtet, genau diese Zeitfresser zu minimieren“, sagt Fromme. Dementsprechend ist das PEP-Coaching in drei Module aufgeteilt:

1. Verbesserung des persönlichen Arbeitsverhaltens

Beim einzelnen Mitarbeiter selbst liege meist der größte Engpass. „Jeder Mensch hat seine Gewohnheiten, und bei der Arbeitsorganisation wurden diese meist aus der persönlichen Erfahrung heraus erlernt“, sagt Kurt Fromme.

Hier geht es um Fragen wie die Führung des persönlichen Kalenders. Etwa, ob private und berufliche Termine in einem oder in zwei Kalender eingetragen werden. Ob man einen Papier- oder einen elektronischen Kalender verwendet usw. „Bei dieser Frage bekommen Sie von neun Menschen neun unterschiedliche Antworten“, sagt Fromme, für ein Team ist das nicht optimal.

Aus professioneller Sicht sei es am effizientesten, berufliche und private Termine in einen elektronischen Kalender einzutragen. Dann sollte man einzelne Timeslots für das Team wechselseitig freischalten, um beispielsweise Zeitfenster für mögliche Meetings sichtbar zu machen.

2. Arbeitsplatzorganisation

Die zweite Säule des PEP-Coachings ist die persönliche Arbeitsplatzorganisation. „Hier stellen wir uns Fragen wie zum Beispiel, welche Form der Ablage am geeignetsten ist. Wie das Dokumentenmanagement am besten gehandhabt wird oder welche Gegenstände auf dem Schreibtisch stehen“, sagt Fromme.

Spannend sind hier auch Fragen, wie Papierablagen, elektronische Ablagen und Emailpostfächer sowohl individuell als auch im Team organisiert und koordiniert werden können.

3. Zeitmanagement

Professionelles Zeitmanagement bietet ebenso großes Potenzial für wertvolle Zeitersparnis. „Ein häufiger Knackpunkt ist, wie sich jeder selbst verplant„, sagt Kurt Fromme. „Jeder kann sich also die Frage stellen, ob Termine nur mit anderen eigetragen sind oder auch für sich selbst.

Ich empfehle auch jedem Mitarbeiter, einzelne störungsfreie Zeiten für alle sichtbar im Kalender zu blockieren, damit Arbeiten, die Konzentration erfordern, in Ruhe erledigt werden können“, sagt Fromme. Entscheidend sei hier wiederum, dass man Regeln aufstellt, die dann für alle im Team gelten – „auch für den Chef.“

Das setzen von Prioritäten nach dem Eisenhower-Prinzip hinsichtlich „dringend“ und „wichtig“ ist ebenso ein Teil des PEP-Coachings. Hier empfehle ich auch, gleichartige Tätigkeiten wie das Abarbeiten von Emails oder andere in Blöcke zusammenzufassen“, sagt Fromme.

Bei kurzen Tätigkeiten, die weniger als drei bis fünf Minuten brauchen, bewährt sich das „SOFORT!-Prinzip“. „Das kann sofort abgearbeitet werden und für alles, was länger dauert, muss man sofort eine Aufgabe anlegen, die dann ihren Platz im Terminkalender findet.“

Auch bei der Organisation von Besprechungen setzt Fromme mit professionellem Konzept an. So bestünde jedes gut organisierte Meeting aus drei Teilen: Der Vorbereitung, dem Meeting selbst und der Nachbereitung. „In der Praxis gehen die meisten unvorbereitet in Besprechungen“, sagt Fromme. „Das führt oft dazu, dass sie viel zu lange dauern. Außerdem kommt es häufig zu vielen bilateralen Gesprächen, während sich die anderen Mitarbeiter langweilen.“

Jedes Profi-Meeting schließt nach Frommes Konzept mit einem klaren Protokoll, das für jeden zentral abgelegt und zugänglich ist und eine klare Zuteilung enthält, was von wem bis wann zu machen ist.

Das Personal Excellence Program-Coaching ist für Fromme nicht nur ein Beitrag zur Teamentwicklung, sondern ein klarer Weg, um Kosten zu sparen: „Wer dank guter Organisation so viel Zeit und Ressourcen spart, braucht oft auch keinen zusätzlichen Mitarbeiter mehr.“

Fazit zum PEP-Coaching

Das „Personal Excellence Program“ (PEP) ist eine Coaching-Methode, nach der ausgebildete PEP-Coaches in Theorie und Praxis direkt am Arbeitsplatz professionelle Tools und Strategien für effiziente Zeit-, Selbst- und Büroorganisation vermitteln.

Die drei Säulen des Coachings umfassen Verbesserung des persönlichen Arbeitsverhaltens, Arbeitsplatzorganisation und Selbstmanagement. Die Inhalte werden in Theorie und Praxis an jeweils zwei aufeinander folgenden Tagen pro Monat über drei Monate hinweg vermittelt und gemeinsam erarbeitet.